Prioriterar du rätt på jobbet?

”Om det är för mycket hela tiden och man aldrig hinner helt klart med veckans uppgifter innan det är helg – var ska man börja med strukturen?”, frågade moderatorn som med skicklig hand hade hållit i halvdagskonferensen såhär långt och nu, efter att jag avrundat min föreläsning, äntrat scenen för att ställa frågor från publiken.

Mitt svar var inte det vanliga

Det där är en fråga jag ofta får, men den här gången beslöt jag mig för att svara något annat än vad jag brukar. Oftast passar jag på att understryka hur avgörande det är att ha så få ställen som möjligt där du håller koll på vad du har att göra – inte minst för att du ska kunna känna att du har ryggen fri, eftersom det inte finns något ytterligare ställe där du kan ha glömt att titta. Men, den här gången svarade jag:
”Gör tydligt för dig själv vad som är kriteriet för att en uppgift är viktig.”

Prioritera inte efter magkänsla

De allra flesta har hört att man ska skilja på bråttom och viktigt, men alldeles för få har bestämt sig för vad som avgör om en uppgift är viktig. Då låter vi istället magen eller ryggmärgen styra så att det som känns viktigt blir viktigt. Ofta känns det som är bråttom viktigt – för det är ju bråttom! – och vips blir allt bråttom och viktigt samtidigt. Då hjälper det inte att du vet att bråttom och viktigt inte är samma sak, för det verkar det ju visst vara.

Här är det inte fult att peka

Därför behöver du (och jag och alla andra) peka ut vilka uppgifter som egentligen är de viktiga. Alla vill vi lyckas i jobbet. För att veta om vi lyckats sätter vi upp mål att nå – mål som representerar vårt bidrag till verksamheten som helhet. För att nå målen gör du saker. Då torde de uppgifter du gör för att nå målen vara de viktiga uppgifterna.
Så, om du frågar mig, är de uppgifter som bidrar till att du når dina mål de viktiga uppgifterna.

Du vet lätt vad som är rätt

När det är tydligt för dig vilka dina viktiga uppgifter är kan du lättare säga nej (eller åtminstone ”ja, men senare”) till brådskande uppgifter som inte är viktiga. Då får du mer tid att ägna åt dina viktiga uppgifter innan de är bråttom. Lägger du mer arbetstid på dina viktiga uppgifter, får du dem gjorda tidigare och du hinner klart med jobbet innan det är helg oftare än annars.
Gör det därför lätt för dig att i all hast se vilka dina viktiga uppgifter är så att du kan prioritera dem i första hand. Du kan:

• sätta en Viktig-etikett på uppgiften i din digitala att göra-lista

• lägga till ”#viktig” till uppgiftsbenämningen i din lista i Microsoft To-Do

• markera uppgiften med gul överstrykningspenna i din att göra-lista på papper

• skriva uppgiften på rosa lapp om andra, inte viktiga (i den här bemärkelsen) uppgifter skrivs på gula lappar

Så får du tiden att räcka mer till

När du vill få så mycket som möjligt gjort av de rätta uppgifterna under den närmaste stunden, låt din att göra-lista visa dig de viktigt-markerade uppgifterna som har deadline idag (för de är bråttom).
Det är dina högst prioriterade uppgifter. Väljer du att göra dem i första hand, har du prioriterat rätt. Du upplever att din tid räcker mer till.