Publiken kommer sällan ihåg exakt vad som stod på slide 12 eller vilka siffror som visades under den tredje presentationen. Men de minns känslan när första talaren gick upp på scen, energin i rummet och stämningen när dagen var slut.
Och det är just den känslan jag jobbar med. För mig är en konferencier eller moderator så mycket mer än någon som håller ihop ett körschema. Hen bär upplevelsen, sätter tonen, skapar trygghet och hjälper både publik och talare att känna sig hemma. Och det arbetet börjar långt innan den första applåden.
Det är lätt att tänka att "det där kan någon på företaget hålla i". Och ibland fungerar det alldeles utmärkt. Men att skapa ett riktigt bra flöde genom en konferensdag eller gala handlar om betydligt mer än att vara bekväm med en mikrofon. Det handlar om förberedelser, fingertoppskänsla och om att kunna läsa av både människor och situationer.
För mig börjar arbetet med att sätta mig in i organisationen, målgruppen och syftet med eventet. Vad vill arrangören att publiken ska känna när de går därifrån? Inspireras, få ny kunskap, känna stolthet eller kanske våga tänka nytt?
Jag kontaktar också alla som ska medverka på scenen. Dels för att prata igenom upplägget, dels för att lära känna människan bakom titeln och namnskylten. Självklart läser jag på om personerna innan, men det personliga samtalet ger alltid något mer. Det är ofta där de där små guldkornen dyker upp – sådant som senare gör att samtalet från scen känns varmt, avslappnat och äkta.
Jag har väl förberedda cue-cards med namn, titlar och körschema. Ingen kan hålla allt i huvudet, och det ska man inte heller försöka göra. För mig är de ett stöd som gör att jag kan släppa korten och istället vara fullt närvarande i mötet med människorna på scenen.
På genomförandedagen vill jag alltid hinna hälsa ordentligt på alla medverkande. Att hinna småprata lite och få ytterligare en känsla för personen. Kanske dyker det upp någon liten detalj som senare blir guldvärd på scenen. Ett enkelt "Kalle, du berättade ju precis innan vi gick upp här att..." gör plötsligt att intervjun känns som ett samtal istället för ett förhör.
Samtidigt är det också mitt jobb att skapa lugn och trygghet. Många är mer eller mindre nervösa inför sitt framträdande, och då hjälper det att avdramatisera allt det praktiska. Jag visar scenen, låter personen känna lite på den om det behövs, visar var klockan sitter för att hålla koll på tiden och berättar hur vi kommer att ta oss igenom programpunkten tillsammans. Använder personen en handmikrofon testar vi den innan, och är talaren ovan vid att stå på scen rekommenderar jag nästan alltid headset. Då kan fokus ligga på budskapet istället för på tekniken. Det är små saker, men de gör ofta större skillnad än man tror.
Rubriken på det här inlägget är ingen slump. Från första låten till sista applåden skapas nämligen känslan i ett event. Jag älskar att jobba med musik. Stämningsmusiken innan publiken kommer in, walk-up-musiken när en talare kliver upp på scenen och walk-down-musiken som möter applåderna när någon lämnar scenen är detaljer som skapar stora delar av upplevelsen.
Därför har jag alltid ett nära samarbete med ljudteknikern både innan och under själva eventet och jobbar efter ett körschema. Vilken musik ska spelas? När ska den gå på? Hur länge ska den ligga kvar? Hur många headset finns? Hur många handmikrofoner? Finns det någon som snabbt kan hjälpa till med en mikrofon om publiken vill ställa frågor?
Publiken lägger sällan märke till de här detaljerna, men de känner resultatet. Och apropå publikfrågor – om någon ställer en fråga utan mikrofon, upprepar jag såklart alltid frågan innan svaret kommer. Det låter självklart, men det missas oftare än man tror. Det är ett enkelt konferencierknep som gör att alla känner sig inkluderade och hänger med i samtalet.
Samtidigt går det viktigaste faktiskt inte att skriva in i ett körschema, nämligen att läsa av ett rum. Ibland behöver tempot höjas. Efter lunch kanske publiken behöver skratta lite, resa sig upp eller bara få ny energi innan nästa talare. Ibland gäller det precis tvärtom. Efter en stark och känslosam berättelse kan det vara klokare att låta några sekunders tystnad få finnas kvar innan man går vidare. Att känna av när man ska trycka på gasen och när man ska lätta på den är en stor del av jobbet, och det kommer egentligen bara med erfarenhet.
Det som ligger mig allra varmast om hjärtat är ändå att våga vara personlig. Det kräver mod, men oj så mycket roligare det blir. Jag brukar säga att om du är riktigt bra förberedd så ger det dig friheten att släppa taget och vara just personlig. Då kan du ta ut svängarna lite mer, bjuda på dig själv och följa det som händer i stunden.
Det är då den där svårbeskrivna magin uppstår. När publiken känner sig trygg och bekväm och känner att "She's got this!" Jag använder namn, plockar upp en kommentar från publiken i stunden, interagerar med publiken på olika sätt, kanske uppmärksammar om någon fyller år och sjunger "Ja må hen leva" om läget är rätt. Refererar till något det pratades om backstage. Små saker som gör stor skillnad och som får scenen att kännas mindre som en scen och mer som ett vardagsrum, trots att det sitter hundratals personer i rummet.
Och en sak som alltid är viktig för mig som konferencier: Jag har två öron och en mun av en anledning. Jag lyssnar på svaren, på riktigt. Nästa fråga får växa fram ur det jag precis hörde, inte ur nästa punkt i mitt frågebatteri. Det är där de bästa samtalen uppstår. Inte när allt blir perfekt, utan när det blir äkta.
Det är lätt att tro att ett lyckat event avgörs av talarna på scenen. Min erfarenhet är att det lika ofta avgörs av allt det som händer mellan programpunkterna – energin, tryggheten, tempot och värmen. Det där som gör att publiken känner sig omhändertagen utan att riktigt kunna sätta fingret på varför.
Och tro nu inte för allt i världen att allt alltid blir precis som planerat. Program kan ändras i sista stund på grund av försenade flyg och tåg, sjukdom eller teknik som plötsligt bestämmer sig för att inte samarbeta. Då gäller det att kunna ställa om, improvisera, tänka om och kanske plocka fram något ur rockärmen.
Framför allt gäller det att behålla lugnet. Det är den delen av jobbet som sällan syns, men som kommer med erfarenhet – många timmar på scen och otaliga situationer som har behövts lösas där och då.
Från första låten till sista applåden handlar mitt uppdrag som konferencier om precis det: att skapa ett rum där människor känner sig trygga, engagerade och närvarande.
För när känslan sitter, då får också innehållet möjlighet att landa.
